Adjoint(e) aux Opérations

Description du poste

Le ou la titulaire de poste est en charge de la gestion des dossiers clients, de la demande de soumission jusqu’à l’installation. Il ou elle est également en charge de la gestion de l’horaire des conceptrices et des installateurs.

Tâches du titulaire de poste

Service à la clientèle

Tâches quotidiennes

• Prendre les rendez-vous des vendeurs chez le client selon les critères prédéfinis
• Vérifier les données d’accès à la demeure du client
• Renseigner les clients au besoin sur les produits et services et prix
• Vérifier les soumissions en ligne et les diviser entre les représentants au besoin

Gestion des opérations

Tâches quotidiennes

• Organiser le calendrier des installateurs et des représentants
• Prévoir les commandes spéciales (façades)
• Coordonner les accessoires avec le directeur de production
• Appeler les clients dont l’installation sera effectuée le lendemain afin de donner les détails pratiques (heure, etc.)
• S’assurer que les soumissions correspondent aux plans
• S’assurer que tous les plans sont remis à temps pour respecter les délais de production
• Organiser le calendrier de pick-up pour les divisions (plans sans erreurs, s’assurer que les commandes soient effectuées avec reçus)
• S’assurer que les plans des divisions sont complets avant de les remettre à Armand

Une semaine avant le rendez-vous chez le client

• Organiser la route des installateurs (optimiser temps et route)
• S’assurer que la date de rendez-vous soit conforme aux attentes de la direction
• Appeler une semaine d’avance chez le client et confirmer la vieille

Soutien à la direction administrative

Tâches quotidiennes

• Prendre les paiements par chèque ou en argent comptant des installations et remettre la facture à Johanne Marin
• Effectuer la transaction de crédit pour tout achat

Tâches hebdomadaires

• Classer les factures par journée d’installation
• S’assurer que les prix des accessoires soient à jour
• Remettre les soumissions à la technicienne comptable

Compétences organisationnelles recherchées

• Sens de l’organisation
• Communication écrite et orale
• Entregent
• Flexibilité
• Professionnalisme
• Communication interpersonnelle.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément

Compétences professionnelles recherchées

• Connaissance des mesures et du calcul.
• Compréhension des plans

Qualifications requises

• Diplôme d’études collégiales ou AEC
• Expérience en vente et service à la clientèle
• Connaissance des logiciels Word, Excel et PowerPoint