Adjoint(e) Administrative

Description du poste

Le ou la titulaire de poste est en charge de soutenir les divers départements au niveau administratif.

Tâches du titulaire de poste

Service à la clientèle

Tâches quotidiennes

• Prendre les rendez-vous des vendeurs chez le client selon les critères prédéfinis
• Vérifier les données d’accès à la demeure du client
• ­Accueillir les clients et les représentants en personne et par téléphone
• ­Diriger les appels entrants
• Envoyer les procédures de préparation aux clients dont l’installation est prévue la semaine suivante
• ­Envoi de remerciements aux clients après leur installation

Soutien à la gestion de projet et aux ventes

Tâches hebdomadaires

• Vérifier le calendrier des représentants et s’assurer que chacun des rendez-vous soit entré au référencement et qu’il soit imprimé avec son plan de débitage
• Remplir les rapports individuels des installateurs
• Envoyer les ristournes pour les projets avec des designers et tenir à jour le tableau général des ristournes
• Envoyer le sondage de satisfaction à tous les clients rencontrés et installés et analyser les résultats

Soutien à la direction administrative

Tâches quotidiennes

• Prendre les paiements par chèque ou en argent comptant des installations et remettre la facture à Johanne Marin
• Effectuer la transaction de crédit pour tout achat
• Numériser et classer les dossiers après l’installation

Tâches hebdomadaires

• Créer et modifier divers documents administratifs
• S’occuper du Club Social à l’interne (anniversaires, jours fériés, événements spéciaux, etc.)
• Vérifier l’inventaire des fournitures de bureau et acheter lorsque nécessaire

Soutien aux opérations

Tâches hebdomadaires

• Numériser, classer et analyse les feuilles de statistiques de production

Tâches occasionnelles

• Mettre l’inventaire à jour
• Mettre les fiches de sécurité de chaque machine à jour
• Mettre les fiches techniques des produits chimiques à jour

Soutien à la comptabilité

Tâches hebdomadaires

• Comptabiliser les feuilles de temps des employés
• Classer les factures mensuelles des fournisseurs et joindre les bons de livraison
• Effectuer la facturation

Compétences organisationnelles recherchées

• Sens de l’organisation
• Communication écrite et orale
• ­Entregent
• Flexibilité
• Professionnalisme
• Communication interpersonnelle.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément

Compétences professionnelles recherchées

• Connaissance des logiciels Word, Excel et PowerPoint
• ­Connaissance du logiciel SAGE 50 Simple Comptable

Qualifications requises

• Diplôme d’études collégiales ou AEC
• Expérience en vente et service à la clientèle