Adjoint(e) Administrative
Description du poste
Le ou la titulaire de poste est en charge de soutenir les divers départements au niveau administratif.
Tâches du titulaire de poste
Service à la clientèle
Tâches quotidiennes
- Prendre les rendez-vous des vendeurs chez le client selon les critères prédéfinis
- Vérifier les données d’accès à la demeure du client
- Accueillir les clients et les représentants en personne et par téléphone
- Diriger les appels entrants
- Envoyer les procédures de préparation aux clients dont l’installation est prévue la semaine suivante
- Envoi de remerciements aux clients après leur installation
Soutien à la gestion de projet et aux ventes
Tâches hebdomadaires
- Vérifier le calendrier des représentants et s’assurer que chacun des rendez-vous soit entré au référencement et qu’il soit imprimé avec son plan de débitage
- Remplir les rapports individuels des installateurs
- Envoyer les ristournes pour les projets avec des designers et tenir à jour le tableau général des ristournes
- Envoyer le sondage de satisfaction à tous les clients rencontrés et installés et analyser les résultats
Soutien à la direction administrative
Tâches quotidiennes
- Prendre les paiements par chèque ou en argent comptant des installations et remettre la facture à Johanne Marin
- Effectuer la transaction de crédit pour tout achat
- Numériser et classer les dossiers après l’installation
Tâches hebdomadaires
- Créer et modifier divers documents administratifs
- S’occuper du Club Social à l’interne (anniversaires, jours fériés, événements spéciaux, etc.)
- Vérifier l’inventaire des fournitures de bureau et acheter lorsque nécessaire
Soutien aux opérations
Tâches hebdomadaires
- Numériser, classer et analyse les feuilles de statistiques de production
Tâches occasionnelles
- Mettre l’inventaire à jour
- Mettre les fiches de sécurité de chaque machine à jour
- Mettre les fiches techniques des produits chimiques à jour
Soutien à la comptabilité
Tâches hebdomadaires
- Comptabiliser les feuilles de temps des employés
- Classer les factures mensuelles des fournisseurs et joindre les bons de livraison
- Effectuer la facturation
Compétences organisationnelles recherchées
- Sens de l’organisation
- Communication écrite et orale
- Entregent
- Flexibilité
- Professionnalisme
- Communication interpersonnelle.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément
Compétences professionnelles recherchées
- Connaissance des logiciels Word, Excel et PowerPoint
- Connaissance du logiciel SAGE 50 Simple Comptable
Qualifications requises
- Diplôme d’études collégiales ou AEC
- Expérience en vente et service à la clientèle
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